Automaattiset raportit auttavat säästämään raportointiin käytettävää aikaa erityisesti jatkuvissa kyselyissä. Toiminnallisuus auttaa toimittamaan ennalta määritetyt raportit haluttuna ajanhetkenä valitsemiisi sähköpostiosoitteisiin haluamassasi dokumenttimuodossa. Tarvittaessa raportit voidaan toimittaa myös SFTP-palvelimelle.
Esivalmistelut
Ennen uuden raportin luomista kyselyn tulosnäkymässä täytyy tehdä muutamia valmisteluita, jotka vaikuttavat raportille tuleviin vastauksiin ja auttavat asetusten määrittämisessä.
Luo nämä ensin, jotta voit valita ne automaattisen raportoinnin asetuksissa
- Luo suodattimet, joita haluat käyttää raportoinnissa. Muista myös lisätä suodattimen ehtoihin aikajakso, jolta haluat vastaukset, esimerkiksi 'vastaaja on vastannut viimeisen 7 päivän sisällä'
- Yhdistä tarvittaessa kyselydataa toisista kyselyistä jos tarvitse vertailudataa
- Raporttimallit - tarvittaessa luo uusi malli juuri tätä tarvetta varten jos lähetät Powerpoint-raportteja. Löydät raporttimalliasetukset 'Luo raportti' painikkeen kautta. Ohje...
Määritä nämä ennen kuin aloita uuden automaattisen raportin luomisen
- Muokkaa tarvittaessa kyselyn tallennusnimeä, koska siitä muodostuu raportin tiedostonimi
- Ohje: Suunnittelu-näkymä, klikkaa 'Tallenna' ja valitse 'Nimeä uudelleen'
- Raportointiasetukset - valitse otetaanko raportointiin mukaan myös keskeneräiset vastaukset
Huom! Voit tarkistaa raportin luettavuuden luomalla siitä raportin tavallisesti 'Luo raportti' -kohdan kautta.
Uuden raportin ajastaminen
Valitse 'Automaattinen raportointi' ja 'Luo uusi raportti'
Määritä uuden raportin sisältöasetukset:
- Anna raportille hyvä nimi, jotta muistat myöhemmin ajastuksen tarkoituksen helpommin
- Valitse raporttimuoto (Powerpoint, Word, Excel, CSV, SPSS tai XML)
- Määritä tarvittavat lisäasetukset valitun raporttimuodon perusteella (esim käytettävä Powerpoint-raporttimalli)
- Valitse raportissa käytettävä suodatin / suodattimet
- Valitse tarvittaessa yhdistetyt aineistot
- Valitse 'Seuraava'
Määritä uuden raportin ajastus:
- Määritä aloituspäivämäärä ja kellonaika. Käytä tässä sitä päivämäärää ja kellonaikaa, jolloin haluat toimittaa raportin ensimmäisen kerran.
- Määritä onko automaatiolla päättymispäivämäärä
- Määritä kuinka usein raportti lähetetään
- Valitse 'Seuraava'
Määritä lopuksi määränpää:
- Valitse raportin jakotapa (Oletus: sähköposti, Muut vaihtoehdot: FTP, SFTP)
- Määritä jakotavasta riippuen asetukset (jos lähetät raportin useampaan sähköpostiosoitteeseen, erota osoitteet välilyönnillä toisistaan)
- Käytä selkeää ja informatiivista sähköpostin otsikkoa (tällä hetkellä saateviestin sisältöön ei voi vaikuttaa)
- Valitse lopuksi 'Valmis'
Huom!
- Kun ajastus on valmis, ajastuksien hallintanäkymässä aloituspäivämäärä ja seuraava suoritus näyttävät saman aikataulun kunnnes raportti lähetetään ensimmäisen kerran.
- Ajastuksen tallentamisen jälkeen suodattimiin tehdyt muutokset eivät muokkaa olemassa olevien ajastusten asetuksia.
Vinkki! Suosittelemme lisäämään ajastuksia sisältäviin kyselyihin avainsanan, esimerkiksi 'ajastettu raportointi'. Tällöin löydät ajastuksia sisältävät kyselyt helposti Asiasanat-valikosta.