Automaattiset raportit auttavat säästämään raportointiin käytettävää aikaa erityisesti jatkuvissa kyselyissä. Toiminnallisuus auttaa toimittamaan ennalta määritetyt raportit haluttuna ajanhetkenä valitsemiisi sähköpostiosoitteisiin haluamassasi dokumenttimuodossa. Tarvittaessa raportit voidaan toimittaa myös SFTP-palvelimelle.
Huom! Ominaisuus on maksullinen:
Sähköpostiraportointi (50 € / kk, maksetaan kerran vuodessa)
SFTP-raportointi (50 € / kk, maksetaan kerran vuodessa)
Ominaisuuden voi aktivoida täyttämällä tilauslomakkeen kyselyn tulosnäkymässä. Ominaisuutta voi kokeilla maksutta 14 päivää, jonka jälkeen laskutus alkaa automaattisesti. Ominaisuuden hinta on asiakaskohtainen ja kaikki käyttäjät saavat sen käyttöönsä.
Esivalmistelut
Ennen uuden raportin luomista kyselyn tulosnäkymässä täytyy tehdä muutamia valmisteluita, jotka vaikuttavat raportille tuleviin vastauksiin ja auttavat asetusten määrittämisessä.
Luo nämä ensin, jotta voit valita ne automaattisen raportoinnin asetuksissa
- Luo suodattimet, joita haluat käyttää raportoinnissa. Muista myös lisätä suodattimen ehtoihin aikajakso, jolta haluat vastaukset, esimerkiksi 'vastaaja on vastannut viimeisen 7 päivän sisällä'
- Yhdistä tarvittaessa kyselydataa toisista kyselyistä jos tarvitse vertailudataa
- Raporttimallit - tarvittaessa luo uusi malli juuri tätä tarvetta varten jos lähetät Powerpoint-raportteja. Löydät raporttimalliasetukset 'Luo raportti' painikkeen kautta. Ohje...
Määritä nämä ennen kuin aloita uuden automaattisen raportin luomisen
- Muokkaa tarvittaessa kyselyn tallennusnimeä, koska siitä muodostuu raportin tiedostonimi
- Ohje: Suunnittelu-näkymä, klikkaa 'Tallenna' ja valitse 'Nimeä uudelleen'
- Raportointiasetukset - valitse otetaanko raportointiin mukaan myös keskeneräiset vastaukset
Huom! Voit tarkistaa raportin luettavuuden luomalla siitä raportin tavallisesti 'Luo raportti' -kohdan kautta.
Uuden raportin ajastaminen
Valitse 'Automaattinen raportointi' ja 'Luo uusi raportti'
Määritä uuden raportin sisältöasetukset:
- Anna raportille hyvä nimi, jotta muistat myöhemmin ajastuksen tarkoituksen helpommin
- Valitse raporttimuoto (Powerpoint, Word, Excel, CSV, SPSS tai XML)
- Määritä tarvittavat lisäasetukset valitun raporttimuodon perusteella (esim käytettävä Powerpoint-raporttimalli)
- Valitse raportissa käytettävä suodatin / suodattimet
- Valitse tarvittaessa yhdistetyt aineistot
- Valitse 'Seuraava'
Määritä uuden raportin ajastus:
- Määritä aloituspäivämäärä ja kellonaika. Käytä tässä sitä päivämäärää ja kellonaikaa, jolloin haluat toimittaa raportin ensimmäisen kerran.
- Määritä onko automaatiolla päättymispäivämäärä
- Määritä kuinka usein raportti lähetetään
- Valitse 'Seuraava'
Määritä lopuksi määränpää:
- Valitse raportin jakotapa (Oletus: sähköposti, Muut vaihtoehdot: FTP, SFTP)
- Määritä jakotavasta riippuen asetukset (jos lähetät raportin useampaan sähköpostiosoitteeseen, erota osoitteet välilyönnillä toisistaan)
- Käytä selkeää ja informatiivista sähköpostin otsikkoa (tällä hetkellä saateviestin sisältöön ei voi vaikuttaa)
- Valitse lopuksi 'Valmis'
Huom!
- Kun ajastus on valmis, ajastuksien hallintanäkymässä aloituspäivämäärä ja seuraava suoritus näyttävät saman aikataulun kunnnes raportti lähetetään ensimmäisen kerran.
- Ajastuksen tallentamisen jälkeen suodattimiin tehdyt muutokset eivät muokkaa olemassa olevien ajastusten asetuksia.
Vinkki! Suosittelemme lisäämään ajastuksia sisältäviin kyselyihin avainsanan, esimerkiksi 'ajastettu raportointi'. Tällöin löydät ajastuksia sisältävät kyselyt helposti Asiasanat-valikosta.