Jos tiedät kaikkien vastaajien sähköpostiosoitteet etukäteen, voit lähettää heille henkilökohtaiset sähköpostikutsut. Kutsujen lähetyksen yhteydessä voit valita, näytetäänkö vastaajien sähköpostiosoitteet vastausten yhteydessä, vai onko kysely anonyymi.
Valitse Jakelu-näkymästä 'Lähetä sähköpostikutsu', kun haluat lähettää käyttää tätä vastaustenkeruutapaa.
Avautuvassa näkymässä voit tehdä tarkemmat asetukset sähköpostikutsujen lähettämiseksi.
1. Vastaanottajat
Kirjoita tai liitä vastaajien sähköpostiosoitteet Vastaanottajat-kenttään. Osoitteiden väliin riittää välilyönti tai rivinvaihto. Tarkista, ettei osoitteiden ympärillä ole heittomerkkejä tai pienempi kuin/suurempi kuin -merkkejä. Tarkista lopuksi, että Tunnistettu-kohdassa näkyy oikea määrä vastaanottajia. Ohjelma poistaa automaattisesti duplikaatit, niin että jokaiseen osoitteeseen voi kerralla lähettää vain yhden kutsun. Vastaanottajat eivät näe toisiaan vastaanottajina.
Huom!
- Älä lähetä kyselykutsua itsellesi ja sen jälkeen välitä kutsua eteenpäin vastaajille omasta sähköpostistasi. Sähköpostikutsun linkki on henkilökohtainen, ja sen kautta voi antaa vain yhden vastauksen.
- Älä tästä syystä lähetä kutsua myöskään ryhmäosoitteeseen. Kaikki ryhmäosoitteen vastaanottajat saavat tässä tapauksessa vain yhden identtisen vastauslinkin.
- Tallenna saate -nappi ei tallenna syöttämiäsi sähköpostiosoitteita. Käytä saatteen tallentamista vain jos aiot syöttää osoitteet ja lähettää kutsun myöhemmin.
- Jos linkki on lähetetty ryhmäosoitteeseen tai välitetty eteenpäin toiselle vastaajalle, näkee tämä saman linkin kautta kyselyyn menevä vastaaja edelleisen vastaajan saman linkin kautta syöttämät vastaukset.
2. Kieliversiot
Jos kyselyssä on useita kieliversioita, voit ennalta määrittää vastaajille vastauskielen ja kirjoittaa kullekin kieliryhmälle oman saateviestin. Jos et tiedä etukäteen, millä kielellä vastaanottaja vastaa kyselyyn, tuo kaikki osoitteet 'Kieli ei tiedossa' -ryhmään.
Helpottaaksesi muistutusten lähettämistä myöhemmin, voit määritellä kieliversioihin saatteet valmiiksi jo tässä vaiheessa.
3. Tuo Excel
Osoitteet voi tuoda myös Excel-tiedostona. Tämä mahdollistaa tuhansien osoitteiden ja niiden taustatietojen tuomisen helposti yhdellä kertaa. Selainten rajallisen muistikapasiteetin vuoksi suosittelemme tuomaan osoitekenttään kerralla enintään 20000 osoitetta. Kun olet lähettänyt kutsun, voit palata lähetysikkunaan lisäämään toiset 20000 osoitetta. Excel-tiedoston täytyy olla oikeassa muodossa, jotta ohjelma osaa lukea sen. Tarkista, että solussa A1 lukee teksti 'email' ilman heittomerkkejä, ja että osoitteet ovat sarakkeessa A allekkain omilla riveillään. Vastaajien taustatietojen otsikot tulevat riville 1 sarakkeesta B alkaen.
Huom. Sarakeotsikot eivät huomioi isoja ja pieniä kirjaimia, joten sarakeotsikko Etunimi ja etunimi ovat samat. Jotta sarakkeiden tietojen tuonti onnistuu, tulee jokaisen sarakeotsikon olla uniikki. Sarakkeen sisällössä ei ole tätä samaa rajoitetta.
4. Muokkaa taustatietoja:
Tarkastele ja muokkaa vastaajien taustatietoja ennen lähetystä. Taustatietojen perusteella voidaan tehdä suodatuksia tuloksissa. Taustatiedoilla voi myös tehdä henkilökohtaisemman saateviestin. Jos taustatietoihin on lisätty esimerkiksi vastaajan etunimi, voidaan se heijastaa saateviestissä laittamalla taustatietosarakkeen otsikko kaarisulkujen väliin esim. Hei {{etunimi}}! Lue lisää taustatietojen käyttämisestä täältä.
5. Piilota sähköpostiosoite tuloksista:
Vastaajia ei voida tunnistaa tuloksissa sähköpostiosoitteen perusteella. Kutsun lähettämisen jälkeen osoitteita ei saa enää piilotettua tai palautettua näkyville. Voit edelleen lähettää muistutuksen vastaajille, joilla vastaus on kesken tai aloittamatta.
6. Lähettäjä:
Tähän tulee automaattisesti nimesi järjestelmän käyttäjätiedoista. Voit kirjoittaa tilalle jotain muuta. Esimerkiksi yrityksesi nimen. Lähettäjäkentän teksti naamioi osoitteen noreply@surveypal.com vastaajalle tutummaksi.
7. Vastausosoite:
Oletuksena on sen tilin sähköpostiosoite, jolla olet ohjelmaan kirjautuneena. Voit myös tarpeen mukaan vaihtaa kenttään jonkun muun osoitteen, esimerkiksi noreply@surveypal.com. Jos jätät tähän oman sähköpostiosoitteesi, lähettämääsi kyselyn sähköpostiin voi vastata kuten sähköpostiin normaalisti vastataan.
8. Otsikko
Sähköpostiviestin otsikko tulee automaattisesti kyselyn nimestä. Voit tarvittaessa muokata otsikkoa.
9. Lähettäjäprofiili:
Valitun profiilin mukainen osoite näytetään sähköpostiviestin alalaidassa tilauksen peruuttamislinkin yhteydessä. Voit valita olemassa olevan profiilin tai luoda uuden.
10. Muokkaa saateviesti
Voit muokata saateviestiä vapaasti haluamaasi muotoon. Kyselyn linkki tulee automaattisesti viestiin kohtaan _link:Klikkaa tästä_ ja voit halutessasi muokata linkkinä toimivaa tekstiä. Eli Jos haluat tekstiksi Linkki kyselyyn, tehdään se näin _link:Linkki kyselyyn_. Kyselyn saateviestiin ei saa liittää toista linkkiä, eli älä liitä kyselyn avointa linkkiä viestiin. Suosittelemme jättämään linkkiin liittyvät varoitustekstit paikalleen, jotta vastaanottajat eivät jakaisi henkilökohtaista vastauslinkkiään eteenpäin.
Saateviestin vieressä näkyvä punainen teksti sms viestin pituudesta voidaan jättää huomioimatta sähköpostikutsuja lähettäessä. Tämä laskuri on tarkoitettu vain tekstiviestikutsujan varten.
11. Tallenna saate
Tallentaa tekemäsi viestin saatetiedot. Ei tallenna sähköpostiosoitteita 'Vastaanottajat'-kentästä.
12. Jatka
Painamalla "Jatka" voit lähettää kutsut. Voit valita lähetetäänkö kutsut heti vai ajastetaanko niiden lähetys myöhemmäksi.
13. Käytä HTML-editoria
Valitsemalla tämän avautuu sinulle lisävaihtoehtoja kyselyn ulkoasun muokkaamiseksi, niistä tarkemmin alla. Pääset tarvittaessa takaisin yksinkertaiseen näkymään poistamalla ruksin.
14. Linkki tai kysymys:
Pudotusvalikosta voit valita tuleeko vastaajalle linkki kyselyyn vai heijastetaanko viestiin kyselystä kysymys. Tähän pystytään heijastamaan vain kyselyn ensimmäinen Numeroasteikko-tyyppinen kysymys. Kun vastaaja klikkaa jotakin numeroista sähköpostissaan, tallentuu tuo vastaus automaattisesti ja kysely avautuu käyttäjän selaimeen.
15. Työkalurivi
Tässä voit tarkemmin määritellä viestin tekstivalintoja. Voit kumota sekä toistaa, vaihtaa fontin väriä ja kokoa, lisätä linkkejä sekä asemoida tekstiä. Jos heijastat viestiin kysymyksen, voit myös muokata heijastettujen numeroiden fontteja ja värejä.
16. HTML-koodi
Voit tästä napista nähdä millainen viesti on HTML-koodina ja tehdä siihen halutessasi muokkauksia. Samaa nappia painamalla pääset pois HTML-koodin tarkastelusta.
17. Alusta viesti
Tästä klikkaamalla voit tyhjentää asettamasi viestin ja korvata sen oletusviestillä.