Surveypal ei ole suoraan äänestyksiin suunniteltu työkalu, mutta sillä voidaan kuitenkin tietyin rajoituksin toteuttaa äänestyksiä. Äänestykset voidaan toteuttaa vain sellaisissa tapauksissa, että äänioikeutettujen henkilöiden sähköpostiosoitteet tiedetään. Eli kysely voidaan toteuttaa henkilökohtaisilla sähköpostikutsuilla. Sähköpostikutsut voidaan toteuttaa myös anonyymisti, eli vastaajan osoitetta ja vastauksia ei liitetä toisiinsa.
Äänestyksen voi toteuttaa seuraavin asetuksin:
1. Kyselyä rakentaessa valitse äänestyskysymykseksi oikea kysymystyyppi.
- Jos tarkoitus on äänestää vain yhtä valintaa, käytä kysymystyyppinä ”yksi valinta” tai ”pudotusvalikko” elementtiä.
- Kun kyseessä on tilanne, jossa valintaan vaikkapa 3 asiaa kymmenestä, käytetään kysymystyyppinä "useampi valinta" kysymystä, johon laitetaan ratasvalikon kautta kysymyksen asetuksista päälle valittavien vaihtoehtojen rajoite.
- Emme suosittele käyttämään äänestyksissä avointa tekstikenttää, koska tämä vaikeuttaa tulosten analysointia
- Vastausvaihtoehtojen järjestys on mahdollista satunaistaa. Näin järjestys ei suosi jotain tiettyä valintaa.
- Myös kuvavalintaa voidaan käyttää äänestykseen, mutta siihen tulee laittaa samaan tapaan ratasvalikon kautta valittavien vaihtoehtojen rajoite päälle. Eli jos halutaan käyttää kuvavalintaa ja saa valita vain yhden vaihtoehdon, niin asetuksen tulee olla seuraava:
2. Testaa kyselyn toiminta esikatselussa ennen julkaisua. Muista myös klikata valintoja ja testata, että kysymykset toimivat halutulla tapaa.
3. Julkaise kysely
4. ”Jakelu” näkymässä estä vastausasetukset valikossa vastausten muokkaaminen kaikkien kanavien kautta. Tämä estää jo annetun/lähetetyn äänestyksen valinnan muokkaamisen.
Ota muokkausmahdollisuus pois kaikista kanavista / vaihtoehdoista.
Tämä on tärkeä asetus vastaajan tietoturvan vuoksi ja äänestystuloksen oikeellisuuden varmistamiseksi.
5. Tilanteissa, joissa äänestys on sellainen, että haluat olla 100% varma siitä, että kaikki äänioikeutetut saavat kutsut varsinaisessa äänestystilanteessa, on tämä mahdollista tarkistaa toisen kyselyn avulla etukäteen. Jos kyseessä on vaikkapa sadoille asiakkaille toteutettava vapaamuotoinen äänestys, eikä esimerkiksi luottamushenkilön vaalit, ei tämä vaihe ole välttämätön.
- Luo kysely, johon lisäät tekstin tyyliin ”Tämä on varmistus tulevaa X äänestystä varten. Lähetä vastaus tähän kyselyyn kuitataksesi, että testiviesti tuli läpi ja pääsit tähän kyselyyn”
- Lähetä kutsut tähän varmistuskyselyyn henkilökohtaisina sähköpostikutsuina ilman anonymisointia. Näin erotat vastauksista ne henkilöt/osoitteet, joille kutsut menivät onnistuneesti perille ja jos jonkun kutsun läpimenon kanssa on ongelmaa.
- Jos vastaan tulee joitain osoitteita, jotka olet varmistanut oikeaksi ja kutsu ei silti mene perille, voit olla yhteydessä asiakaspalveluumme. Asiakaspalvelussa selvitämme miksi kyseinen viesti ei ole mennyt läpi ja voimmeko kyseisen tilanteen ratkaista.
6. Kun kyselyn asetukset ovat valmiit on aika valmistella saate
- Kirjoita äänestyskutsun saate valmiiksi. ÄLÄ lisää saatteeseen kyselyn avointa linkkiä! Sähköpostikutsuihin muodostuu automaattisesti jokaiselle vastaajalle henkilökohtainen vastauslinkki. Linkki tulee kohtaan missä saatteessa on teksti _link: Klikkaa tästä_ ja tässä malliviestin tapauksessa sanat "Tästä äänestämään" toimivat linkkinä. Jos tämä _link: teksti poistetaan, tulee henkilökohtainen linkki saatteen loppuun pitkässä muodossaan.
- Voit muokata saatteen, vaikka tähän tapaan:
- Jos haluat liittää vastaajat käyttäen excel tiedostoa ja tiedostossa on jotain taustatietoja. Huolehdi, että taustatiedoissa ei ole tietoja, jotka vaarantavat kyselyn anonymiteetin. Eli taustatietoina ei saa olla nimeä, osoitetta jne.
- TÄRKEÄÄ! Ennen kun painat lähetä painiketta anonymisoi kysely tällä asetuksella. Näin vastaajien sähköpostiosoitteet piilotetaan tuloksista ja annettua vastausta ei voida yhdistää vastaajaan. Anonymisointi ei estä muistutusten käyttöä. Ohjelma tietää taustalla kelle muistutukset tulee valittujen asetusten mukaisesti lähettää, vaikka osoitteet eivät näy kyselyssä.
- Voit tallentaa saatteen pohjaksi, jos ei ole vielä kutsujen lähettämisen aika.
7. Lähetä itsellesi testikutsu ja vastaa kyselyyn tuon kutsun kautta. Onnistuneen testin jälkeen pääset poistamaan testivastauksen hallitse näkymän kautta.
- Valitse poistettava rivi ja tämän jälkeen muokkaa valinnan takaa, "poista"
8. Voit lähettää kutsut kyselyyn ajastettuna tai itse manuaalisesti haluamanasi ajankohtana. Määrästä riippuen, useimmiten kutsut lähtevät matkaan muutaman minuutin sisään valitusta lähetysajankohdasta. Voit seurata kutsujen läpimenoa "hallitse" näkymässä kohdasta "kutsuhistoria"
9. Koska sähköpostikutsujen läpimeno on riippuvainen lähettävästä sähköpostipalvelimesta, vastaanottavasta sähköpostipalvelimesta ja yksittäisen henkilön sähköpostin päivitysasetuksista, suosittelemme varaamaan viestien läpimenolle ja äänestykselle hieman enemmän aikaa.
Vinkki:
Kyselyn painikkeita pääsee muokkaamaan teemaan sopivaksi, esimerkiksi ”Lähetä vastaukset” painike voidaan muuttaa muotoon ”Äänestä”.
